关于我院2014届毕业研究生档案整理工作的通知

各位2014届毕业研究生：

现将学校《关于做好2014届毕业研究生档案整理工作的通知》转发给你们，请认真阅读，了解档案整理、交寄的流程及其重要性，请务必认真对待，严谨、精确、详细地填写相关信息，确保档案整理和交寄万无一失。

在深入解读研究生处、学院相关通知要求的基础上，请各位毕业生做好以下工作：

1、填写附件3-5中的表格，6月20日下午6:00前发至毕业班工作小组组长处（分组情况见群共享文件）；

2、20-23日，找所在小组组长，在纸质版材料上签名确认（档案编号由学院填写，毕业生个人不用填写；编号时四个小组连贯编号，提前找王伍老师协调安排）；

3、学院工作按照学校安排进行，请各位毕业生积极配合支持，按照学院以上要求办理个人事宜。

附件：

1.机要信封封面交寄地址贴条

2.2014届毕业生档案机要信封填写模板

3.2014年毕业研究生档案信息表

4.机要交寄单

5.2014届《毕业生登记表》汇总表

信息光电子科技学院

2014年6月16日

关于做好2014届毕业研究生档案整理工作的通知

（研究生处）   

各学院：

我校将于七月上旬开展2014届毕业研究生的档案整理工作，鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体，关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节，请各学院充分重视该项工作，提前做好如下工作：

一、整理档案对象：

2014届毕业研究生

二、准备各类归档材料

请各学院提前准备好2014届毕业生研究生归档材料，主要包括以下几种：

 三、档案整理流程

（一）档案整理前期工作安排

说明：

1．机要信封封面交寄信息按照“附件1”的模板打印并粘贴牢固，信封上的学生信息按“附件2”样表格式填写。

2．暂缓就业类学生不需填写《研究生档案转递存根》。

3.《2014年毕业研究生档案信息表》（附件3）务必分类（分类名称见表格下方填表说明）填写全部2014届毕业生的档案去向信息。表格报送后人员名单如有改变请及时联系管理办。

4．《机要交寄单》（附件4）仅填写正常寄出档案的学生交寄信息，暂缓就业、留华师工作和华师读博的学生档案不需要填写。

5.《2014年毕业研究生档案信息表》中的档案编号为学院自行编号，编号规则见表格下方填表说明。号码一旦编定需与机要交寄单号码、档案转递存根号、机要信封编号三者保持一致。

6．《毕业研究生登记表》每生一式两份分开整理打包，同时须按照《2014届〈毕业生登记表〉汇总表》（附件5）名单上的顺序一一对应排列。

（二）学生材料归档流程

        2014届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后，按照下列流程进行归档：

分类整理说明：

1.正常寄出：如正常毕业就业、考博、博士后等情况。

档案封袋（用密封条、密封章）→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入机要信封并封口（不需用密封条）加密封章→列名单→交回管理办。

2．暂缓就业：

档案封袋（用密封条、密封章）→列名单→交回管理办（暂缓就业档案粘贴条形码由管理办后期完成）。

暂缓就业学生档案须与大学生就业在线系统对应，不得出现以下两种情况（1）就业系统未报暂缓就业而将该生档案归入暂缓就业；（2）就业系统为该生申报暂缓就业，而该生档案正常寄出。请学院提前自查，如有上述情况，请及时更正。

3．留华师工作：《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”。填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执放入档案袋→档案封袋（用密封条、加密封章）→列名单→交回管理办。

4．在华师读博：档案封袋（用密封条、加密封章）→《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” →列名单→交回管理办。

5．推迟毕业：《档案材料目录》的备注栏注明“2014届档案留存”。如缺材料档案袋不要封口。

6．其他情况：《档案材料目录》的备注栏注明注明情况。

四、其他补充事项

1.定向（委培）学生的档案必须寄回原定向（委培）单位，定向委培学生的毕业证、学位证随档案寄回原单位；

2.学生本人不能整理自己的档案；

3.档案交寄费由研究生处统一支付，学院整理档案的费用由学院支付；

4.管理办提供的文具：A4复写纸、包装绳、浆糊、剪刀、签字笔若干。

如有疑问，请及时与管理办负责老师联系。（石牌校区赖老师，电话85211117；大学城校区刘老师，电话39310082）。

附件1：机要信封封面交寄地址贴条

附件2：2014届毕业生档案机要信封填写模板

附件3：2014年毕业研究生档案信息表

附件4：机要交寄单

附件5：2014届《毕业生登记表》汇总表

研究生处

2014年6月15日