华南师范大学信息光电子科技学院

关于我院2014届毕业研究生档案整理工作的通知

华南师范大学信息光电子科技学院/公告通知2014-06-16 22:45:00来源:华南师范大学评论:0

各位2014届毕业研究生:

现将学校《关于做好2014届毕业研究生档案整理工作的通知》转发给你们,请认真阅读,了解档案整理、交寄的流程及其重要性,请务必认真对待,严谨、精确、详细地填写相关信息,确保档案整理和交寄万无一失。

在深入解读研究生处、学院相关通知要求的基础上,请各位毕业生做好以下工作:

1、填写附件3-5中的表格,620日下午6:00前发至毕业班工作小组组长处(分组情况见群共享文件);

220-23日,找所在小组组长,在纸质版材料上签名确认(档案编号由学院填写,毕业生个人不用填写;编号时四个小组连贯编号,提前找王伍老师协调安排);

3、学院工作按照学校安排进行,请各位毕业生积极配合支持,按照学院以上要求办理个人事宜。

 

附件:

1.机要信封封面交寄地址贴条

2.2014届毕业生档案机要信封填写模板

3.2014年毕业研究生档案信息表

4.机要交寄单

5.2014届《毕业生登记表》汇总表

 

信息光电子科技学院

2014616

 


关于做好2014届毕业研究生档案整理工作的通知

(研究生处)   

 

各学院:

我校将于七月上旬开展2014届毕业研究生的档案整理工作,鉴于学生档案是学生历史记录的重要载体,关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节,请各学院充分重视该项工作,提前做好如下工作:

一、整理档案对象:

2014届毕业研究生

二、准备各类归档材料

请各学院提前准备好2014届毕业生研究生归档材料,主要包括以下几种:

序号

材料目录

领取单位

备注

1

研究生报名表

管理办

 

档案整理前一天核对、签领,这四类材料十分重要,如发现缺漏请当场确认清楚

 

2

研究生学籍表

3

毕业研究生登记表

4

学位申请表

5

就业通知书(报到证)

上联发给学生,下联(白联)由各学院保管,再统一归档

6

党(团)员档案

在校期间发展的党员

组织部

由学院保管,再统一归档

办理了暂缓就业的预备党员

党员材料由学院保管,不放入档案

7

研究生体检表

校医院保健科

咨询电话:85211186

8

奖励记录

管理办

档案整理前一天核对、签领

9

违纪处罚通知

10

定向(委培)研究生的毕业证

如无特殊要求,放入档案袋

11

定向(委培)研究生的学位证

 三、档案整理流程

(一)档案整理前期工作安排

时间

事项

备注

6月中旬

各学院领取档案机要信封和《研究生档案转寄存根》

这两类材料请各学院于档案整理当天自行带往管理办

623日前

各学院提交

2014年毕业研究生档案信息表》(附件3)、

《机要交寄单》(附件4)、

2014届〈毕业生登记表〉汇总表》(附件5)、

《毕业生登记表》(每生一式两份)

纸质版材料交至各校区管理办,电子版发送至:

石牌校区yjshc12@scnu.edu.cn

大学城校区

gl0082@163.com

626-27

确定各学院档案整理具体时间


 

说明:

1.机要信封封面交寄信息按照“附件1”的模板打印并粘贴牢固,信封上的学生信息按“附件2”样表格式填写。

2.暂缓就业类学生不需填写《研究生档案转递存根》。

3.2014年毕业研究生档案信息表》(附件3)务必分类(分类名称见表格下方填表说明)填写全部2014届毕业生的档案去向信息。表格报送后人员名单如有改变请及时联系管理办。

4.《机要交寄单》(附件4)仅填写正常寄出档案的学生交寄信息,暂缓就业、留华师工作和华师读博的学生档案不需要填写。

5.2014年毕业研究生档案信息表》中的档案编号为学院自行编号,编号规则见表格下方填表说明。号码一旦编定需与机要交寄单号码、档案转递存根号、机要信封编号三者保持一致。

6.《毕业研究生登记表》每生一式两份分开整理打包,同时须按照《2014届〈毕业生登记表〉汇总表》(附件5)名单上的顺序一一对应排列。

(二)学生材料归档流程

2014届毕业研究生所需归档材料由各学院带往管理办后,按照下列流程进行归档:

11.jpg

 

分类整理说明:

1.正常寄出:如正常毕业就业、考博、博士后等情况。

档案封袋(用密封条、密封章)→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入机要信封并封口(不需用密封条)加密封章→列名单→交回管理办。

2.暂缓就业:

档案封袋(用密封条、密封章)→列名单→交回管理办(暂缓就业档案粘贴条形码由管理办后期完成)。

暂缓就业学生档案须与大学生就业在线系统对应,不得出现以下两种情况(1)就业系统未报暂缓就业而将该生档案归入暂缓就业;(2)就业系统为该生申报暂缓就业,而该生档案正常寄出。请学院提前自查,如有上述情况,请及时更正。

3.留华师工作:《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”。填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执放入档案袋→档案封袋(用密封条、加密封章)→列名单→交回管理办。

4.在华师读博:档案封袋(用密封条、加密封章)→《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” →列名单→交回管理办。

5.推迟毕业:《档案材料目录》的备注栏注明“2014届档案留存”。如缺材料档案袋不要封口。

6.其他情况:《档案材料目录》的备注栏注明注明情况。

 

四、其他补充事项

1.定向(委培)学生的档案必须寄回原定向(委培)单位,定向委培学生的毕业证、学位证随档案寄回原单位;

2.学生本人不能整理自己的档案;

3.档案交寄费由研究生处统一支付,学院整理档案的费用由学院支付;

4.管理办提供的文具:A4复写纸、包装绳、浆糊、剪刀、签字笔若干。

如有疑问,请及时与管理办负责老师联系。(石牌校区赖老师,电话85211117;大学城校区刘老师,电话39310082)。

 

附件1:机要信封封面交寄地址贴条

附件22014届毕业生档案机要信封填写模板

附件32014年毕业研究生档案信息表

附件4:机要交寄单

附件52014届《毕业生登记表》汇总表

 

                                          研究生处

2014615

 

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